Kurz gesagt: Nach §21 BewachV zeichnet der Unternehmer jeden Bewachungsvertrag, die Daten seiner Wachpersonen, bestimmte Belehrungen und die Ausgabe von Schusswaffen auf und sammelt die Belege an der Hauptniederlassung. Aufbewahrt wird grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Entstehung, bei Verträgen und Personal drei Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie endeten.
Bei einer Kontrolle durch die Behörde zählt, was auf Papier oder im System steht. Ob eine Wachperson zuverlässig geprüft war, ob sie die Dienstanweisung bekommen hat, ob eine Waffe zurückgegeben wurde: Das muss der Unternehmer belegen können. §21 BewachV legt fest, was er aufzeichnen und sammeln muss und wie lange. In der Prüfung werden vor allem die Fristen und die Zuordnung der Belege abgefragt.
Die Grundregeln
Der Unternehmer muss Aufzeichnungen machen und Belege an der Hauptniederlassung seines Betriebs übersichtlich sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen (§21 Abs. 1 BewachV). Unverzüglich heißt: ohne schuldhaftes Zögern, also nicht erst am Jahresende aus dem Gedächtnis.
Was aufgezeichnet werden muss
Zu jedem Bewachungsvertrag
- Name und Anschrift des Auftraggebers,
- Inhalt und Art des Auftrags,
- Tag des Vertragsabschlusses.
Eine Ausnahme gibt es: Werden nur Landfahrzeuge bewacht, etwa auf einem Parkplatz, entfällt die Aufzeichnung über die Verträge (§21 Abs. 5 BewachV).
Zu den Wachpersonen und zum Ablauf
- die Angaben, die bei der Anmeldung im Bewacherregister übermittelt wurden, dazu Tag der Einstellung und Tag der Beendigung,
- die Belehrung über die Pflicht, den Ausweis mitzuführen und vorzuzeigen,
- die Belehrung über die Pflicht, ein Namensschild oder eine Kennnummer zu tragen,
- die Überlassung von Schusswaffen und Munition an Wachpersonen und deren Rückgabe.
Welche Belege gesammelt werden
Neben den eigenen Aufzeichnungen muss der Unternehmer folgende Belege sammeln (§21 Abs. 3 BewachV):
- den Haftpflichtversicherungsvertrag,
- die Nachweise über Zuverlässigkeit und Befähigung der Beschäftigten,
- die Dienstanweisung und die Empfangsbescheinigungen der Wachpersonen,
- die schriftlichen Verpflichtungen zur Verschwiegenheit,
- den Vordruck des Dienstausweises,
- bei Schusswaffen die Benennung der Wachpersonen und die Zustimmung der Waffenbehörde,
- jede Anzeige über einen Waffengebrauch.
Wie lange aufbewahrt wird
Hier gibt es eine Grundregel und zwei Sonderfälle (§21 Abs. 4 BewachV):
| Unterlage | Frist endet |
|---|---|
| Grundsatz für alle Aufzeichnungen und Belege | mit Ablauf des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der Entstehung |
| Aufzeichnungen über Bewachungsverträge und der Versicherungsvertrag | drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Verträge endeten |
| Personalangaben, Nachweise zu Zuverlässigkeit und Befähigung, Dienstanweisung, Verpflichtungserklärung, Ausweisvordruck | drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endete |
Ein Beispiel macht das greifbar: Ein Bewachungsvertrag endet am 15. März 2025. Die Aufzeichnung dazu muss bis zum 31. Dezember 2028 aufbewahrt werden. Eine Anzeige über einen Waffengebrauch aus dem Jahr 2026 fällt unter den Grundsatz und bleibt bis zum 31. Dezember 2029.
Pflichten aus anderen Gesetzen bleiben unberührt (§21 Abs. 6 BewachV). Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten also zusätzlich und können länger sein.
Was nicht aufbewahrt werden darf
Für die Anmeldung im Bewacherregister lädt der Unternehmer Vorder- und Rückseite des Ausweises der Wachperson hoch. Die Kopie, die er dafür anfertigt, muss er unverzüglich nach dem Hochladen vernichten, auch eine digitale (§11b Abs. 5 GewO). Wer sie trotzdem in die Personalakte legt, verstößt gegen das Gesetz. Das ist eine beliebte Prüfungsfrage, weil es der Sammelpflicht scheinbar widerspricht.
Nach Ablauf der Fristen gilt das Datenschutzrecht: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck nötig ist. Was keine andere Frist mehr trägt, wird gelöscht.
Und das Wachbuch?
Ein Wachbuch, Schichtprotokolle oder Revierberichte schreibt die BewachV nicht vor. Sie ergeben sich aus dem Bewachungsvertrag und der Dienstanweisung. Für sie gelten die Regeln des Datenschutzes, die auf der Seite Wachbuch, Protokolle und Berichte erklärt sind. Verwechsle das in der Prüfung nicht mit den Aufzeichnungen nach §21 BewachV.
Ein Fall aus dem Dienst
Du bist seit Kurzem Schichtleiter bei einem kleinen Wachdienst und hilfst im Büro. Der Chef bittet dich, die Akte eines Kollegen anzulegen, der am Montag anfängt. Du legst hinein: die Bestätigung aus dem Bewacherregister, die IHK-Bescheinigung über die Unterrichtung, die unterschriebene Empfangsbescheinigung für die Dienstanweisung, die Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit und die unterschriebene Belehrung über Ausweis und Namensschild. Die Ausweiskopie, die noch im Drucker liegt, schredderst du, weil sie schon hochgeladen ist.
Der Kollege kündigt im August 2026. Seine Unterlagen müssen bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahrt werden. Danach prüft das Büro, ob andere Fristen noch greifen, und löscht sonst.
Folgen bei Verstößen
Wer Aufzeichnungen nicht, falsch, unvollständig oder zu spät macht oder Unterlagen nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§22 Abs. 1 Nr. 10 und 11 BewachV). Das Bußgeld kann bis 3.000 Euro betragen. Fehlende Unterlagen fallen meist bei einer Nachschau auf.
Typische Prüfungsfallen
- Die Unterlagen liegen an der Hauptniederlassung, nicht im Objekt und nicht beim Objektleiter zu Hause.
- Aufzeichnungen werden unverzüglich und auf Deutsch gemacht.
- Bei Verträgen und Personal läuft die Frist erst ab dem Jahresende, in dem der Vertrag oder das Arbeitsverhältnis endete.
- Die Ausweiskopie für das Bewacherregister wird nach dem Hochladen vernichtet, nicht archiviert.
- Bei der Bewachung von Landfahrzeugen entfällt nur die Aufzeichnung über die Verträge, nicht alle anderen Pflichten.
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Wie in der IHK-Prüfung können eine oder zwei Antworten richtig sein. Kreuze an und prüfe dann.
Ein Bewachungsvertrag endete am 20. Mai 2025. Bis wann muss die Aufzeichnung darüber mindestens aufbewahrt werden?
Was muss der Unternehmer zu jedem Bewachungsvertrag aufzeichnen?
Wo sind die Aufzeichnungen und Belege nach §21 BewachV zu sammeln?
Du hast für die Anmeldung einer neuen Kollegin im Bewacherregister ihren Ausweis kopiert und hochgeladen. Was machst du mit der Kopie?
Welche Belege muss der Unternehmer nach §21 Abs. 3 BewachV sammeln?
Für welche Bewachung entfällt die Pflicht, Aufzeichnungen über die Bewachungsverträge zu machen?
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