Kurz gesagt: Wachbuch, Schlüsselprotokoll und Vorfallsbericht enthalten fast immer personenbezogene Daten. Es gelten die Grundsätze der DSGVO: nur notwendige Daten, sachlich und richtig, gegen fremde Blicke geschützt und nur so lange aufbewahrt, wie es der Zweck erfordert.
Das Wachbuch ist das Gedächtnis des Objekts. Hier steht, wann der Kontrollgang war, wer den Schlüssel für den Serverraum geholt hat, wann die Polizei kam und warum. Für die Ablösung ist das unverzichtbar, für den Auftraggeber ein Leistungsnachweis und im Streitfall ein Beweismittel. Weil fast jeder Eintrag einen Menschen betrifft, ist das Wachbuch aber auch eine Sammlung personenbezogener Daten. In der Prüfung tauchen dazu Fragen nach Inhalt, Formulierung und Aufbewahrung auf.
Welche Regeln gelten
Ein eigenes Gesetz für das Wachbuch gibt es nicht. Ob und wie es geführt wird, regeln Bewachungsvertrag und Dienstanweisung. Datenschutzrechtlich gelten die Grundsätze aus Art. 5 DSGVO, egal ob das Wachbuch aus Papier ist oder als App läuft.
Nicht verwechseln: §21 BewachV schreibt dem Bewachungsunternehmer Aufzeichnungen über Bewachungsverträge, Beschäftigte, Belehrungen und Waffen vor und regelt deren Aufbewahrung. Das Wachbuch im Objekt ist dort nicht genannt.
Was ins Wachbuch gehört
Hinein gehört, was für den Zweck der Bewachung nötig ist:
- Dienstbeginn und Dienstende, Übergaben, Kontrollgänge
- besondere Vorkommnisse mit Datum, Uhrzeit und Ort
- Alarme und wie sie abgearbeitet wurden
- Schlüsselausgaben und Rückgaben, soweit kein eigenes Schlüsselbuch geführt wird
- Maßnahmen wie Hausverweis, Festhalten oder Verständigung von Polizei und Rettungsdienst
Namen gehören hinein, wenn sie für den Vorgang wichtig sind, zum Beispiel beim Festgehaltenen, bei Zeugen oder bei der Person, die einen Generalschlüssel erhalten hat. Unbeteiligte erwähnst du nicht mit Namen. Bei Gesundheitsangaben ist besondere Vorsicht geboten. Sie sind besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO. Schreib also: Person gestürzt, Rettungsdienst um 14:10 Uhr verständigt. Nicht: Herr K. ist Epileptiker und hatte wieder einen Anfall.
Sachlich und richtig formulieren
Daten müssen sachlich richtig sein (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO). Für dich heißt das: Schreib, was du gesehen, gehört und getan hast. Keine Bewertungen, keine Vermutungen als Tatsachen, keine Beleidigungen.
| So nicht | So richtig |
|---|---|
| Asozialer Typ randaliert im Foyer | Mann, ca. 30 Jahre, tritt gegen die Glastür im Foyer, Glas gesprungen |
| Fahrer war offensichtlich betrunken | Fahrer lallt, unsicherer Gang, Alkoholgeruch |
| Wieder die üblichen Jugendlichen | Vier Jugendliche auf dem Parkdeck, auf Ansprache gegangen |
Sachliche Einträge haben einen zweiten Vorteil: Wenn du als Zeuge aussagen musst, hilft dir ein klarer Eintrag mehr als ein emotionaler.
Richtig korrigieren
Fehler kommen vor. Im Papier-Wachbuch streichst du falsche Einträge so durch, dass sie lesbar bleiben, und schreibst die Korrektur mit Datum, Uhrzeit und Kürzel daneben. Kein Tipp-Ex, keine herausgerissenen Seiten, kein Überkleben. In digitalen Systemen wird eine Änderung protokolliert. Das ist die Eingabekontrolle: Später muss nachvollziehbar sein, wer was wann geändert hat.
Schutz vor fremden Blicken
- Das Wachbuch liegt nicht offen auf dem Empfangstresen.
- Besucher, Lieferanten und Mitarbeiter des Kunden blättern nicht darin.
- Digitale Wachbücher sind passwortgeschützt, jeder hat sein eigenes Konto.
- Fotos von Wachbuchseiten mit dem Privathandy sind tabu.
Wer Einsicht bekommt, legt der Vertrag fest, meist Auftraggeber und eigene Einsatzleitung. Bittet die Polizei um Einsicht oder eine Kopie, informierst du deine Einsatzleitung. Eine Weitergabe zur Verfolgung von Straftaten ist datenschutzrechtlich möglich (§24 BDSG), entscheiden sollte darüber aber der Verantwortliche und nicht du allein an der Pforte. Anders ist es, wenn die Polizei das Wachbuch auf richterliche Anordnung oder bei Gefahr im Verzug beschlagnahmt. Dann leistest du keinen Widerstand und dokumentierst die Übergabe.
Wie lange aufbewahren?
Eine feste gesetzliche Frist für das Wachbuch gibt es nicht. Es wird aufbewahrt, solange es für seinen Zweck gebraucht wird, etwa als Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden oder bis ein Vorfall rechtlich abgeschlossen ist. Die konkrete Frist steht im Vertrag oder im Löschkonzept des Unternehmens. Danach wird vernichtet, nicht ins Altpapier gegeben.
Ein Fall aus dem Dienst
Du arbeitest im Objektschutz einer Klinikverwaltung. Nachts klingelt eine verwirrte Frau am Haupteingang. Sie nennt ihren Namen, sagt, sie sei Patientin der Psychiatrie und suche ihren Sohn. Du verständigst die Station, eine Pflegekraft holt sie ab.
Im Wachbuch reicht: 02:15 Uhr, Frau am Haupteingang, orientierungslos, Station 4 verständigt, 02:25 Uhr von Pflegekraft abgeholt. Name und Diagnose gehören nicht ins Wachbuch, das jeder Kollege und der Kunde lesen. Werden für einen Bericht weitere Angaben nötig, gehören sie in einen gesonderten Vorfallsbericht mit engem Empfängerkreis.
Typische Prüfungsfallen
- Für das Wachbuch gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind Zweck, Vertrag und Löschkonzept.
- Korrekturen bleiben lesbar. Tipp-Ex und herausgerissene Seiten zerstören den Beweiswert.
- Beobachtungen schreiben, keine Bewertungen.
- Gesundheitsdaten nur, wenn sie wirklich nötig sind.
- Das Wachbuch ist kein öffentliches Dokument. Einsicht bekommen nur Berechtigte.
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