Umgang mit Daten im Wachdienst

Die Theorie zum Datenschutz klingt abstrakt. Im Dienst wird sie sehr konkret: Ein Anrufer will die Handynummer des Geschäftsführers, ein Polizist möchte die Besucherliste sehen, ein Kollege lässt den Wach-PC unbeaufsichtigt laufen. In der Prüfung tauchen solche Situationen als kurze Fallfragen auf. Die richtige Antwort ergibt sich fast immer aus wenigen Grundregeln, die du auf dieser Seite findest.

Wo im Dienst Daten anfallen

Mach dir bewusst, wie viele personenbezogene Daten über deinen Tisch gehen:

• Besucher und Fremdfirmen: Besucherbuch, Besucherausweise, Kennzeichen, Ausweiskontrollen
• Mitarbeiter des Kunden: Zutrittsprotokolle, Schlüsselbuch, Telefonlisten, Listen mit Sonderberechtigungen
• Alarm und Intervention: Alarmpläne mit Namen und Handynummern der Schlüsselträger, Alarmprotokolle
• Vorfälle: Wachbuch, Einsatz- und Vorfallberichte, Hausverbotslisten, Fotos von Beschädigungen
• Technik: Kamerabilder, Funkaufzeichnungen, Wächterkontrollsystem
• Kollegen: Dienstpläne, Krankmeldungen, private Handynummern für Vertretungen

Deine Rolle: Du handelst auf Weisung

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist nicht die einzelne Wachperson, sondern das Unternehmen, das über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Das ist dein Arbeitgeber oder, je nach Auftrag, der Kunde. Du bist eine Person, die nach Art. 29 DSGVO Daten nur auf Weisung verarbeiten darf. Für dich heißt das: Was du erfasst, wem du etwas gibst und wie lange du etwas aufhebst, richtet sich nach Dienstanweisung und Objektanweisung. Wenn dort nichts steht, fragst du deinen Vorgesetzten, statt selbst zu entscheiden.

Die Grundregeln für den Alltag

1. Nur für den Dienst

Daten, die du im Dienst erfährst, nutzt du nur für den Dienst. Du schaust nicht im Zutrittsprotokoll nach, wann die Nachbarin aus der Buchhaltung gekommen ist, nur weil es dich interessiert. Schon das Nachschauen ist eine Verarbeitung ohne Zweck.

2. Nur an Berechtigte

Auskunft bekommt nur, wer sie nach der Dienstanweisung bekommen darf. Am Telefon kannst du die Identität des Anrufers nicht prüfen. Verlass dich nie darauf, dass jemand selbstsicher klingt oder eine Dienstnummer nennt. Betrüger nutzen genau das aus. Man nennt diese Masche Social Engineering.

3. Weitergabe an die Polizei

Die Polizei hat eigene Befugnisse, Auskünfte zu verlangen und Beweismittel zu sichern. Du selbst entscheidest aber nicht, ob der Kunde seine Besucherliste herausgibt. Bei einer Bitte der Polizei verständigst du nach Dienstanweisung deinen Vorgesetzten oder den Ansprechpartner des Kunden. Für private Stellen erlaubt Paragraf 24 BDSG die Weitergabe zu einem anderen Zweck, etwa zur Verfolgung von Straftaten. Mehr dazu unter Zweckbindung. Diese Entscheidung trifft aber der Verantwortliche. Bei akuter Gefahr, etwa einer vermissten Person im Gebäude, hilfst du natürlich sofort und meldest es danach.

4. Sicher aufbewahren

• Bildschirm sperren, wenn du den Platz verlässt, auch nur kurz.
• Passwörter nicht auf Zettel am Monitor schreiben und nicht an Kollegen weitergeben.
• Wachbuch, Schlüssellisten und Alarmpläne nicht offen am Tresen liegen lassen.
• Bildschirme an der Pforte so stellen, dass Besucher nicht mitlesen können.
• Dienstliche Daten nicht auf private Geräte, private Cloud oder in private Messenger-Gruppen, wenn das nicht ausdrücklich geregelt ist.

5. Richtig entsorgen

Alte Besucherzettel, ausgedruckte Listen oder Fehldrucke gehören nicht in den normalen Papierkorb. Sie kommen in den Aktenvernichter oder in die verschlossene Datenschutztonne. Datenträger wie USB-Sticks gibst du nach Anweisung zurück.

6. Pannen sofort melden

Ist ein Ordner verschwunden, ein Diensthandy verloren oder eine Mail an den falschen Empfänger gegangen, meldest du das sofort deinem Vorgesetzten. Das Unternehmen muss viele Datenpannen unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde melden. Verschweigen macht es schlimmer. Mehr dazu unter Datenpanne: was die Wachperson tun muss.

Ein Fall aus dem Dienst

Es ist 2 Uhr nachts. Du bist allein in der Leitstelle eines Bürokomplexes. Ein Anrufer stellt sich als Kriminalbeamter vor. Es habe einen Einbruch in der Nähe gegeben, er brauche sofort die privaten Handynummern aller Schlüsselträger aus dem Alarmplan und die Info, wann morgens das erste Personal kommt.

Du gibst nichts heraus. Du notierst Name, Dienstgrad und Dienststelle und sagst, dass du zurückrufst. Dann rufst du über die offizielle Nummer der Polizei an, nicht über eine Nummer, die der Anrufer dir nennt, und informierst nach Dienstanweisung deinen Einsatzleiter. Ist es wirklich die Polizei, kann sie ihre Anfrage über den Kunden oder deinen Arbeitgeber stellen. War es ein Täter, hast du gerade einen Einbruch verhindert. Den Anruf dokumentierst du im Wachbuch.

Typische Prüfungsfallen

• Die Wachperson ist nicht Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Sie handelt auf Weisung.
• Auch das bloße Nachschauen aus Neugier ist eine unzulässige Verarbeitung.
• Eine selbstbewusste Stimme am Telefon ist kein Identitätsnachweis.
• Über die Herausgabe von Daten an Behörden entscheidet der Verantwortliche, nicht du allein.
• Normaler Papiermüll ist keine sichere Entsorgung für personenbezogene Daten.

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der aktuelle Gesetzestext.