Kurz gesagt: Datenminimierung heißt: Es dürfen nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Früher sprach das BDSG von Datenvermeidung und Datensparsamkeit.
Jedes Datum, das gar nicht erst erhoben wird, kann nicht verloren gehen, nicht missbraucht werden und muss nicht gelöscht werden. Das ist der Gedanke hinter der Datenminimierung. Für Wachpersonen ist dieser Grundsatz besonders praktisch, denn du entscheidest oft im Moment, was du aufschreibst. In der Prüfung wird gern der alte Begriff Datensparsamkeit abgefragt oder ein Fall, in dem zu viel erfasst wird.
Was im Gesetz steht
Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sind. Der Grundsatz hat also drei Bestandteile:
- Angemessen: Die Daten passen zum Zweck und stehen in einem vernünftigen Verhältnis dazu.
- Erheblich: Die Daten tragen tatsächlich etwas zum Zweck bei. Was nur "nice to have" ist, fällt raus.
- Auf das Notwendige beschränkt: Von allem, was in Frage kommt, nur so viel wie wirklich nötig. Das gilt für die Menge, aber auch für die Zahl der Personen mit Zugriff.
Die Messlatte ist immer der Zweck. Deshalb hängt die Datenminimierung eng mit der Zweckbindung zusammen: Wer den Zweck nicht kennt, kann nicht beurteilen, welche Daten nötig sind.
Früher: Datenvermeidung und Datensparsamkeit
Das BDSG vor 2018 enthielt in Paragraf 3a den Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Danach sollten Datenverarbeitungssysteme so gestaltet werden, dass möglichst wenige personenbezogene Daten anfallen. Der Begriff taucht in älteren Lernunterlagen noch auf. Heute heißt es Datenminimierung, und der Grundsatz gilt unmittelbar aus der DSGVO.
Datenschutz durch Technik und Voreinstellungen
Art. 25 DSGVO macht die Datenminimierung zur Pflicht bei der Gestaltung von Systemen. Der Verantwortliche muss Technik und Abläufe so planen, dass von vornherein nur die nötigen Daten anfallen. Man spricht von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen, auf Englisch Privacy by Design und Privacy by Default. Beispiele:
- Eine Kamera am Eingang wird so ausgerichtet, dass sie den öffentlichen Gehweg nicht erfasst. Wo das nicht geht, werden Bildbereiche technisch geschwärzt.
- Das Besuchermanagement fragt im Formular nur Name, Firma und Ansprechpartner ab. Weitere Felder gibt es gar nicht.
- Das Zutrittssystem speichert Buchungen nur für eine festgelegte Zeit und löscht sie dann automatisch.
- Auf Dienstplänen, die im Wachlokal hängen, stehen Kürzel statt privater Telefonnummern.
Werkzeuge der Datenminimierung
Weglassen
Das einfachste Werkzeug. Ein Feld, das nicht gebraucht wird, wird nicht ausgefüllt. Für eine Besucherkontrolle braucht man in aller Regel weder Geburtsdatum noch Privatanschrift.
Prüfen statt Speichern
Oft reicht es, etwas zu sehen, statt es aufzuschreiben. Wenn du ein Dokument nur zur Identitätsprüfung vorgelegt bekommst, kannst du im Formular "Ausweis geprüft" vermerken, statt die Ausweisnummer abzuschreiben. Ob das reicht, legt die Dienstanweisung fest.
Pseudonymisieren und Anonymisieren
Für Auswertungen braucht man häufig keine Namen. Will der Kunde wissen, wie viele Besucher pro Tag kommen, genügt eine Zahl. Pseudonymisierte Daten bleiben zwar personenbezogen, das Risiko sinkt aber deutlich.
Sachlich und knapp schreiben
Auch im Bericht gilt: Schreib auf, was für den Vorfall wichtig ist. Kleidung, Fluchtrichtung und Verhalten eines Täters sind erheblich. Vermutungen über sein Privatleben, seine Herkunft oder seine Krankheiten sind es in der Regel nicht.
Ein Fall aus dem Dienst
Du arbeitest am Einlass eines Clubs, Zutritt erst ab 18. Der Betreiber hat eine App gekauft, die jeden Ausweis komplett scannt und Name, Geburtsdatum, Anschrift, Ausweisnummer und Foto auf unbestimmte Zeit speichert. Der Betreiber sagt: "Dann haben wir alles, falls mal was ist."
Der Zweck ist die Alterskontrolle. Dafür reicht ein Blick auf das Geburtsdatum und das Lichtbild. Die vollständige, dauerhafte Speicherung aller Ausweisdaten ist dafür nicht notwendig und verstößt gegen die Datenminimierung, ebenso gegen die Speicherbegrenzung aus den Grundsätzen nach Art. 5 DSGVO. "Falls mal was ist" ist kein festgelegter Zweck. Du sprichst das gegenüber deinem Einsatzleiter an. Für Gäste mit Hausverbot kann es einen eigenen, begründeten Abgleich geben, aber nicht durch Vorratsspeicherung aller Gäste.
Typische Prüfungsfallen
- Datenminimierung heißt nicht "keine Daten", sondern "nur die nötigen Daten".
- Maßstab ist immer der Zweck. Ohne festgelegten Zweck lässt sich nichts minimieren.
- Der alte Begriff lautet Datenvermeidung und Datensparsamkeit, Paragraf 3a BDSG in der Fassung vor 2018.
- Datenminimierung betrifft auch den Kreis der Personen, die auf Daten zugreifen können.
- Datensammlung auf Vorrat, nur weil sie später nützlich sein könnte, widerspricht dem Grundsatz.
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Was verlangt der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO?
Wie hieß der Grundsatz der Datenminimierung im BDSG vor 2018?
Am Einlass eines Clubs soll nur das Mindestalter kontrolliert werden. Welche Vorgehensweise entspricht am ehesten der Datenminimierung?
Welche Maßnahmen setzen die Datenminimierung durch Technikgestaltung um?
Der Auftraggeber möchte, dass an der Pforte von jedem Besucher auch das Geburtsdatum und die Privatanschrift notiert werden, ohne einen Grund zu nennen. Was trifft zu?
Worauf bezieht sich die Datenminimierung?
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