باختصار: وفق §21 BewachV يدوّن صاحب الشركة كل عقد حراسة، وبيانات عناصر الأمن لديه، وبعض الإرشادات المحددة، وتسليم الأسلحة النارية، ويجمع المستندات في المقر الرئيسي. ويكون الحفظ من حيث المبدأ حتى نهاية السنة الميلادية الثالثة بعد سنة إنشائها، وبالنسبة للعقود والعاملين ثلاث سنوات بعد نهاية السنة الميلادية التي انتهت فيها.
عند تفتيش السلطة يُعتد بما هو مكتوب على الورق أو موجود في النظام. هل فُحصت موثوقية عنصر الأمن، وهل استلم تعليمات الخدمة، وهل أُعيد السلاح: كل هذا يجب أن يستطيع صاحب الشركة إثباته. وتحدد §21 BewachV ما يجب عليه تدوينه وجمعه وإلى متى. وفي الامتحان يُسأل بشكل خاص عن المهل وعن تصنيف المستندات.
القواعد الأساسية
يجب على صاحب الشركة أن يدوّن السجلات وأن يجمع المستندات بشكل منظم في المقر الرئيسي لمنشأته. ويجب إعداد السجلات فورًا وباللغة الألمانية (§21 Abs. 1 BewachV). و«فورًا» تعني: دون تأخير يُلام عليه، أي ليس في نهاية السنة من الذاكرة.
ما يجب تدوينه
لكل عقد حراسة
- اسم العميل وعنوانه،
- محتوى المهمة ونوعها،
- يوم إبرام العقد.
يوجد استثناء واحد: إذا كانت الحراسة للمركبات البرية فقط، مثلًا في موقف سيارات، فلا يلزم تدوين العقود (§21 Abs. 5 BewachV).
بخصوص عناصر الأمن وسير العمل
- البيانات التي أُرسلت عند التسجيل في سجل الحراس (Bewacherregister)، إضافةً إلى يوم التعيين ويوم انتهاء العمل،
- الإرشاد بشأن واجب حمل البطاقة وإظهارها،
- الإرشاد بشأن واجب وضع شارة اسم أو رقم تعريفي،
- تسليم الأسلحة النارية والذخيرة لعناصر الأمن وإعادتها.
ما المستندات التي تُجمع
إلى جانب السجلات الخاصة به، يجب على صاحب الشركة أن يجمع المستندات التالية (§21 Abs. 3 BewachV):
- عقد تأمين المسؤولية المدنية (Haftpflichtversicherung)،
- إثباتات موثوقية العاملين وتأهيلهم،
- تعليمات الخدمة وإيصالات استلامها من عناصر الأمن،
- الالتزامات الكتابية بالكتمان،
- نموذج بطاقة الخدمة،
- في حالة الأسلحة النارية: تسمية عناصر الأمن وموافقة سلطة الأسلحة،
- كل إبلاغ عن استخدام سلاح.
مدة الحفظ
هنا توجد قاعدة أساسية وحالتان خاصتان (§21 Abs. 4 BewachV):
| المستند | تنتهي المهلة |
|---|---|
| القاعدة الأساسية لكل السجلات والمستندات | بانتهاء السنة الميلادية الثالثة بعد سنة إنشائها |
| سجلات عقود الحراسة وعقد التأمين | ثلاث سنوات بعد نهاية السنة الميلادية التي انتهت فيها العقود |
| بيانات العاملين، وإثباتات الموثوقية والتأهيل، وتعليمات الخدمة، وإقرار الالتزام، ونموذج البطاقة | ثلاث سنوات بعد نهاية السنة الميلادية التي انتهت فيها علاقة العمل |
مثال يوضّح ذلك: عقد حراسة ينتهي في 15 مارس 2025. يجب حفظ السجل الخاص به حتى 31 ديسمبر 2028. أما إبلاغ عن استخدام سلاح من عام 2026 فيخضع للقاعدة الأساسية ويبقى حتى 31 ديسمبر 2029.
الواجبات الناشئة عن قوانين أخرى تبقى قائمة (§21 Abs. 6 BewachV). أي أن مهل الحفظ في قانون الضرائب والقانون التجاري تسري أيضًا، وقد تكون أطول.
ما لا يجوز حفظه
للتسجيل في سجل الحراس يرفع صاحب الشركة الوجه الأمامي والخلفي لبطاقة هوية عنصر الأمن. والنسخة التي يصنعها لهذا الغرض يجب أن يتلفها فورًا بعد رفعها، حتى لو كانت رقمية (§11b Abs. 5 GewO). ومن يضعها رغم ذلك في ملف الموظف يخالف القانون. وهذا سؤال شائع في الامتحان، لأنه يبدو متعارضًا مع واجب الجمع.
بعد انتهاء المهل يسري قانون حماية البيانات: لا يجوز حفظ البيانات الشخصية مدة أطول مما يلزم للغرض. وما لم تعد تبرره أي مهلة أخرى يُحذف.
وماذا عن سجل الحراسة؟
لا تفرض BewachV سجل حراسة (Wachbuch) ولا محاضر المناوبات ولا تقارير الدوريات. فهذه تنشأ من عقد الحراسة ومن تعليمات الخدمة. وتسري عليها قواعد حماية البيانات المشروحة في صفحة سجل الحراسة والمحاضر والتقارير. لا تخلط في الامتحان بينها وبين السجلات وفق §21 BewachV.
حالة من العمل اليومي
أصبحت منذ وقت قصير مسؤول مناوبة في خدمة حراسة صغيرة، وتساعد في المكتب. يطلب منك المدير أن تُعدّ ملف زميل سيبدأ العمل يوم الاثنين. تضع فيه: التأكيد من سجل الحراس، وشهادة غرفة الصناعة والتجارة (IHK) عن دورة التأهيل، وإيصال الاستلام الموقّع لتعليمات الخدمة، وإقرار الالتزام بالكتمان، والإرشاد الموقّع بشأن البطاقة وشارة الاسم. أما نسخة بطاقة الهوية التي ما زالت في الطابعة فتمزّقها في آلة الفرم، لأنها رُفعت بالفعل.
يستقيل الزميل في أغسطس 2026. يجب حفظ مستنداته حتى 31 ديسمبر 2029. بعد ذلك يفحص المكتب ما إذا كانت مهل أخرى لا تزال سارية، وإلا يحذفها.
العواقب عند المخالفات
من لا يدوّن السجلات، أو يدوّنها خاطئة أو ناقصة أو متأخرة، أو لا يحفظ المستندات المدة المحددة، يرتكب مخالفة إدارية (Ordnungswidrigkeit) (§22 Abs. 1 Nr. 10 و11 BewachV). وقد تصل الغرامة إلى 3.000 يورو. والمستندات الناقصة تُكتشف غالبًا أثناء التفتيش.
أخطاء شائعة في الامتحان
- المستندات موجودة في المقر الرئيسي، وليس في الموقع، ولا في بيت مسؤول الموقع.
- السجلات تُدوَّن فورًا وباللغة الألمانية.
- بالنسبة للعقود والعاملين لا تبدأ المهلة إلا من نهاية السنة التي انتهى فيها العقد أو علاقة العمل.
- نسخة بطاقة الهوية الخاصة بسجل الحراس تُتلف بعد رفعها، ولا تُحفظ في الأرشيف.
- عند حراسة المركبات البرية يسقط فقط تدوين العقود، وليس كل الواجبات الأخرى.
أسئلة تدريبية: واجبات التسجيل والحفظ
6 أسئلة عن واجبات التسجيل والحفظ. كما في امتحان غرفة الصناعة والتجارة (IHK) تكون إجابة واحدة أو إجابتان صحيحتين، والعدد مكتوب فوق كل سؤال.
Ein Bewachungsvertrag endete am 20. Mai 2025. Bis wann muss die Aufzeichnung darüber mindestens aufbewahrt werden?انتهى عقد حراسة في 20 مايو 2025. حتى متى يجب حفظ السجل الخاص به على الأقل؟
Was muss der Unternehmer zu jedem Bewachungsvertrag aufzeichnen?ماذا يجب على صاحب الشركة أن يدوّن لكل عقد حراسة؟
Wo sind die Aufzeichnungen und Belege nach §21 BewachV zu sammeln?أين يجب جمع السجلات والمستندات وفق §21 BewachV؟
Du hast für die Anmeldung einer neuen Kollegin im Bewacherregister ihren Ausweis kopiert und hochgeladen. Was machst du mit der Kopie?نسخت بطاقة هوية زميلة جديدة ورفعتها لتسجيلها في سجل الحراس. ماذا تفعل بالنسخة؟
Welche Belege muss der Unternehmer nach §21 Abs. 3 BewachV sammeln?ما المستندات التي يجب على صاحب الشركة جمعها وفق §21 Abs. 3 BewachV؟
Für welche Bewachung entfällt die Pflicht, Aufzeichnungen über die Bewachungsverträge zu machen?في أي حراسة يسقط واجب تدوين عقود الحراسة؟
تجد أسئلة أكثر عن واجبات التسجيل والحفظ وعن مجال قانون تنظيم المهن كله في التمرين الخاص بهذا المجال، ومجمّعة في صفحة أسئلة امتحان قانون تنظيم المهن.
نص §21 BewachV (gesetze-im-internet.de) · آخر تحديث 06.11.2026. هذا الشرح عن واجبات التسجيل والحفظ لا يغني عن الاستشارة القانونية، والمرجع هو النص الحالي للقانون.