باختصار: سجل الحراسة وسجل المفاتيح وتقرير الحادثة تحتوي في الغالب دائمًا على بيانات شخصية. وتسري مبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (DSGVO): البيانات اللازمة فقط، بشكل موضوعي وصحيح، ومحمية من أعين الغرباء، ولا تُحفظ إلا ما دام الغرض يتطلب ذلك.
سجل الحراسة هو ذاكرة الموقع. فيه مكتوب متى كانت جولة التفتيش، ومن أخذ مفتاح غرفة الخوادم، ومتى جاءت الشرطة ولماذا. وهو لا غنى عنه للزميل الذي يستلم المناوبة، وهو للعميل (Auftraggeber) إثبات لأداء الخدمة، وفي حالة النزاع وسيلة إثبات. ولأن كل قيد تقريبًا يتعلق بإنسان، فسجل الحراسة أيضًا مجموعة من البيانات الشخصية. وفي الامتحان تأتي أسئلة حول محتواه وصياغته وحفظه.
ما القواعد السارية
لا يوجد قانون خاص بسجل الحراسة. فعقد الحراسة وتعليمات الخدمة (Dienstanweisung) هما اللذان ينظمان ما إذا كان يُدوَّن وكيف. ومن ناحية حماية البيانات تسري المبادئ الواردة في Art. 5 DSGVO، سواء كان سجل الحراسة ورقيًا أو تطبيقًا.
لا تخلط: يفرض §21 BewachV على صاحب شركة الحراسة تسجيلات عن عقود الحراسة والعاملين والتوعيات والأسلحة، وينظم حفظها. أما سجل الحراسة في الموقع فلا يُذكر هناك.
ما الذي يُكتب في سجل الحراسة
يُكتب فيه ما هو لازم لغرض الحراسة:
- بداية الخدمة ونهايتها، وتسليم المناوبات، وجولات التفتيش
- الحوادث الخاصة مع التاريخ والساعة والمكان
- الإنذارات وكيف عولجت
- تسليم المفاتيح وإعادتها، إذا لم يُمسك سجل مفاتيح مستقل
- الإجراءات مثل الإخراج من المكان أو الاحتجاز أو استدعاء الشرطة والإسعاف
تُكتب الأسماء إذا كانت مهمة للواقعة، مثلًا اسم الشخص المحتجز، أو الشهود، أو الشخص الذي استلم مفتاحًا عامًا (Generalschlüssel). أما غير المعنيين فلا تذكر أسماءهم. وفي البيانات الصحية يلزم حذر خاص، فهي بيانات محمية بشكل خاص وفق Art. 9 DSGVO. لذلك اكتب: سقط شخص، أُبلغ الإسعاف الساعة 14:10. ولا تكتب: السيد K. مصاب بالصرع وأصابته نوبة مرة أخرى.
الصياغة الموضوعية والصحيحة
يجب أن تكون البيانات صحيحة من حيث الوقائع (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO). وهذا يعني لك: اكتب ما رأيته وسمعته وفعلته. لا تقييمات، ولا افتراضات تُكتب كأنها حقائق، ولا إهانات.
| ليس هكذا | هكذا الصحيح |
|---|---|
| شخص همجي يعيث فسادًا في البهو | رجل، عمره نحو 30 سنة، يركل الباب الزجاجي في البهو، الزجاج تشقق |
| السائق كان سكران بوضوح | السائق يتلعثم في الكلام، مشيته غير متزنة، رائحة كحول |
| المراهقون المعتادون مرة أخرى | أربعة مراهقين في طابق موقف السيارات، غادروا بعد مخاطبتهم |
وللقيود الموضوعية فائدة ثانية: إذا اضطررت للإدلاء بشهادتك، يساعدك القيد الواضح أكثر من القيد العاطفي.
التصحيح الصحيح
الأخطاء تحدث. في سجل الحراسة الورقي تشطب القيود الخاطئة بحيث تبقى مقروءة، وتكتب التصحيح بجانبها مع التاريخ والساعة والأحرف الأولى من اسمك. لا سائل تصحيح، ولا صفحات ممزقة، ولا لصق فوق القيد. وفي الأنظمة الرقمية يُسجَّل كل تعديل. وهذه هي رقابة الإدخال (Eingabekontrolle): يجب أن يكون ممكنًا لاحقًا معرفة من غيّر ماذا ومتى.
الحماية من أعين الغرباء
- لا يوضع سجل الحراسة مفتوحًا على مكتب الاستقبال.
- الزوار والموردون وموظفو العميل لا يتصفحونه.
- سجلات الحراسة الرقمية محمية بكلمة مرور، ولكل شخص حسابه الخاص.
- تصوير صفحات سجل الحراسة بالهاتف الخاص ممنوع منعًا باتًا.
العقد يحدد من يحق له الاطلاع، وهم في الغالب العميل وإدارة العمليات في شركتك. وإذا طلبت الشرطة الاطلاع أو نسخة، تُعلم إدارة العمليات لديك. فنقل البيانات من أجل ملاحقة الجرائم ممكن من ناحية حماية البيانات (§24 BDSG)، لكن القرار فيه ينبغي أن تتخذه الجهة المسؤولة عن المعالجة، لا أنت وحدك عند البوابة. ويختلف الأمر إذا حجزت الشرطة سجل الحراسة (Beschlagnahme) بأمر قضائي أو في حالة الاستعجال (Gefahr im Verzug). عندئذ لا تقاوم، وتوثّق التسليم.
كم مدة الحفظ؟
لا توجد مهلة قانونية ثابتة لسجل الحراسة. يُحفظ ما دام لازمًا لغرضه، مثلًا كإثبات لأداء الخدمة أمام العميل، أو حتى تُغلق حادثة من الناحية القانونية. والمهلة المحددة مكتوبة في العقد أو في خطة المحو (Löschkonzept) لدى الشركة. وبعدها يُتلف، ولا يُرمى في حاوية الورق المستعمل.
حالة من العمل اليومي
تعمل في حماية المنشآت (Objektschutz) لدى إدارة مستشفى. في الليل تقرع امرأة مرتبكة الجرس عند المدخل الرئيسي. تذكر اسمها، وتقول إنها مريضة في قسم الطب النفسي وتبحث عن ابنها. تتصل بالقسم، فتأتي ممرضة وتأخذها.
يكفي في سجل الحراسة: الساعة 02:15، امرأة عند المدخل الرئيسي، فاقدة للتوجه، أُبلغ القسم 4، الساعة 02:25 أخذتها ممرضة. الاسم والتشخيص لا مكان لهما في سجل الحراسة الذي يقرؤه كل زميل والعميل. وإذا لزمت معلومات أخرى لتقرير ما، فمكانها تقرير حادثة منفصل له دائرة متلقين ضيقة.
أخطاء شائعة في الامتحان
- لا توجد لسجل الحراسة مهلة حفظ قانونية. المعتمد هو الغرض والعقد وخطة المحو.
- التصحيحات تبقى مقروءة. سائل التصحيح والصفحات الممزقة تُفقد السجل قيمته كدليل.
- اكتب الملاحظات، لا التقييمات.
- البيانات الصحية فقط إذا كانت لازمة فعلًا.
- سجل الحراسة ليس وثيقة عامة. لا يطّلع عليه إلا أصحاب الحق.
أسئلة تدريبية: تدوين سجل الحراسة والمحاضر والتقارير وفق قواعد حماية البيانات
6 أسئلة حول: تدوين سجل الحراسة والمحاضر والتقارير وفق قواعد حماية البيانات. كما في امتحان غرفة الصناعة والتجارة (IHK) تكون إجابة واحدة أو إجابتان صحيحتين، والعدد مذكور فوق كل سؤال.
Welcher Eintrag im Wachbuch entspricht den Grundsätzen der DSGVO?أي قيد في سجل الحراسة يتوافق مع مبادئ DSGVO؟
Du hast im Papier-Wachbuch eine falsche Uhrzeit eingetragen. Wie korrigierst du richtig?كتبت في سجل الحراسة الورقي ساعة خاطئة. كيف تصحح بشكل صحيح؟
Wie lange muss ein Wachbuch nach dem Gesetz aufbewahrt werden?كم مدة يجب حفظ سجل الحراسة وفق القانون؟
Wer darf in der Regel Einsicht in das Wachbuch eines Objekts nehmen?من يجوز له في العادة الاطلاع على سجل الحراسة الخاص بموقع ما؟
Welche Maßnahmen schützen ein Wachbuch vor unbefugtem Zugriff?أي التدابير تحمي سجل الحراسة من الوصول غير المأذون به؟
Ein Polizeibeamter bittet dich an der Pforte formlos um eine Kopie der Wachbuchseiten der letzten Woche. Was ist richtig?يطلب منك شرطي عند البوابة، بشكل غير رسمي، نسخة من صفحات سجل الحراسة للأسبوع الماضي. ما الصحيح؟
مزيد من الأسئلة حول «تدوين سجل الحراسة والمحاضر والتقارير وفق قواعد حماية البيانات» وحول مجال قانون حماية البيانات كله تجدها في التدريب على هذا المجال، ومجمّعة في صفحة أسئلة الامتحان في قانون حماية البيانات.
آخر تحديث 06.11.2026. هذا الشرح حول «تدوين سجل الحراسة والمحاضر والتقارير وفق قواعد حماية البيانات» لا يغني عن الاستشارة القانونية، والمعتمد هو النص الحالي للقانون.