Schlüsselverwaltung und Schlüsselbuch

Mit den Objektschlüsseln vertraut dir der Kunde sein Gebäude an. Wer die Schlüssel hat, kommt ohne Spuren hinein. Deshalb ist der Umgang mit Schlüsseln einer der heikelsten Punkte im Bewachungsalltag. Ein verlorener Generalhauptschlüssel kann bedeuten, dass in einem großen Gebäude Hunderte Zylinder getauscht werden müssen. Und wenn nach einem Einbruch ohne Aufbruchspuren gefragt wird, wer Zugang hatte, ist das Schlüsselbuch das erste Dokument, das auf den Tisch kommt.

Welche Schlüssel es gibt

In größeren Objekten gibt es eine Schließanlage mit Hierarchie:

• Einzelschlüssel: schließt nur eine Tür oder eine Tür und gemeinsame Zugänge.
• Gruppenschlüssel: schließt eine Gruppe von Türen, etwa alle Büros einer Abteilung.
• Hauptschlüssel: schließt einen ganzen Bereich oder ein Gebäude.
• Generalhauptschlüssel: schließt alle Türen der Anlage.

Je höher der Schlüssel in der Hierarchie steht, desto strenger muss er verwahrt werden. Viele Schließanlagen sind durch einen Sicherungsschein oder eine Sicherungskarte geschützt: Nachschlüssel gibt es nur, wenn der Berechtigte diese Karte vorlegt. Deshalb darf ein Objektschlüssel nie einfach im Baumarkt nachgemacht werden.

Das Schlüsselbuch

Jede Ausgabe und jede Rücknahme wird festgehalten, auf Papier oder elektronisch. Ins Schlüsselbuch gehören mindestens:

• Schlüsselnummer oder Codierung
• Name der Person, die den Schlüssel bekommt
• Datum und Uhrzeit der Ausgabe, Unterschrift des Empfängers
• Datum und Uhrzeit der Rückgabe, Unterschrift der rücknehmenden Person
• Bemerkungen, zum Beispiel ein beschädigter Schlüssel oder eine verspätete Rückgabe

Einträge werden nicht überschrieben, nicht radiert und nicht nachträglich verändert. Ein Fehler wird durchgestrichen, sodass er lesbar bleibt, und mit Datum und Kürzel korrigiert. Nur so hat das Buch Beweiswert.

Verwahrung und Kennzeichnung

Objektschlüssel tragen nie die Adresse oder den Namen des Kunden. Verliert jemand einen Schlüsselbund mit dem Anhänger Autohaus Müller, Hauptstraße 5, hat der Finder eine Einladung. Stattdessen wird codiert, etwa mit einer Nummer, die nur über eine getrennt verwahrte Liste einem Objekt zugeordnet werden kann. Am Schlüssel selbst darf nichts direkt auf Objekt oder Kunde schließen lassen.

Verwahrt werden Schlüssel in einem verschlossenen Schlüsselschrank oder Wertbehältnis. Elektronische Schlüsselschränke geben einzelne Schlüssel nur nach Anmeldung mit Karte oder PIN frei und protokollieren jede Entnahme selbst. Bei Schichtwechsel wird der Bestand kontrolliert: Sind alle Schlüssel da, die da sein müssen? Unstimmigkeiten werden sofort gemeldet, nicht erst am Monatsende.

Schlüssel bei Revier- und Interventionsdienst

Im Revierdienst fährst du oft mit Schlüsseln vieler Objekte. Hier gilt besonders: Schlüssel nie sichtbar im Fahrzeug liegen lassen, das Fahrzeug immer abschließen, Schlüssel nur für den Auftrag entnehmen und danach zurückgeben. Private Weitergabe an Kollegen außerhalb des Verfahrens ist tabu, auch wenn es nur schnell gehen soll.

Ein Sonderfall ist das Feuerwehrschlüsseldepot an Gebäuden mit Brandmeldeanlage. Darin liegt ein Objektschlüssel für die Feuerwehr. Es öffnet sich nur bei ausgelöster Brandmeldeanlage und mit einem Schlüssel, den nur die Feuerwehr hat. Als Wachperson hast du dort keinen Zugriff.

Was bei Verlust passiert

1. Sofort der Einsatzleitung oder Leitstelle melden, nicht erst selbst lange suchen.
2. Ort, Zeit und Umstände möglichst genau aufschreiben.
3. Bei Diebstahl Anzeige bei der Polizei.
4. Der Kunde entscheidet über Maßnahmen, etwa Zylindertausch oder zusätzliche Bewachung, bis die Sicherheit wiederhergestellt ist.

Wer einen Verlust verschweigt, gefährdet das Objekt. Für den Schaden haftet je nach Verschulden erst einmal das Unternehmen gegenüber dem Kunden. Ob und wie weit es dich als Beschäftigten in Regress nehmen kann, hängt nach der Rechtsprechung zur Arbeitnehmerhaftung vom Grad deines Verschuldens ab.

Ein Fall aus dem Dienst

Bei der Übernahme der Nachtschicht im Verwaltungsgebäude zählst du mit dem Kollegen den Schlüsselschrank. Haken 14, ein Gruppenschlüssel für die Personalabteilung, ist leer. Im Schlüsselbuch steht eine Ausgabe an einen Haustechniker um 15:20 Uhr, aber keine Rückgabe. Der Kollege meint, der bringe ihn morgen. Du trägst den fehlenden Schlüssel in den Übergabebericht ein, informierst nach Dienstanweisung die Einsatzleitung und rufst den Haustechniker an. Er hat den Schlüssel versehentlich mit nach Hause genommen. Die Einsatzleitung entscheidet, dass er ihn noch heute zurückbringt. Bis dahin prüfst du bei deinem Kontrollgang besonders die Türen der Personalabteilung.

Typische Prüfungsfallen

• Objektschlüssel werden codiert, nie mit Adresse oder Kundennamen gekennzeichnet.
• Jede Ausgabe und Rückgabe wird mit Name, Datum, Uhrzeit und Unterschrift dokumentiert.
• Ein Schlüsselverlust wird sofort gemeldet.
• Nachschlüssel von gesicherten Anlagen gibt es nur gegen Sicherungskarte.
• Das Feuerwehrschlüsseldepot ist der Feuerwehr vorbehalten.

Wie Schließzylinder und Schließanlagen technisch aufgebaut sind, findest du unter Schlösser und Schließanlagen. Die elektronische Alternative steht unter Zutrittskontrollsysteme.

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der aktuelle Gesetzestext.